Configurer son assistant IA d'entreprise : la méthode en 6 étapes

Étape 1 : rédiger la fiche d'informations

C'est la base de tout. Rassemblez dans un seul document :

• présentation : qui vous êtes, depuis quand, vos points forts ;
• services : liste, description, ce qui est inclus et exclu ;
• prix : tarifs ou fourchettes, frais de déplacement, majorations (urgence, week-end) ;
• zone : villes ou départements couverts ;
• horaires et délais habituels ;
• conditions : devis gratuit ou non, acompte, moyens de paiement, garanties, annulation ;
• FAQ : vos réponses aux questions les plus fréquentes (voir 30 exemples de questions).

Écrivez simplement, comme vous répondriez au téléphone.

Étape 2 : fixer les objectifs

Que doit obtenir l'assistant à la fin d'une conversation ? Par exemple :

1. répondre à la question ;
2. si le visiteur a un projet, recueillir nom, téléphone, localisation et besoin ;
3. proposer un rendez-vous ou un rappel.

Étape 3 : écrire les règles

Les règles évitent la plupart des problèmes :

• « N'invente jamais de prix, de délai ou de garantie absents de la fiche. »
• « Si tu ne sais pas, dis-le et propose de transmettre la demande. »
• « Ne donne aucun conseil juridique, médical ou financier. »
• « Présente-toi comme l'assistant virtuel de l'entreprise. »
• « Transmets immédiatement toute réclamation ou urgence. »

Plus de détails dans éviter les erreurs de votre chatbot.

Étape 4 : définir le ton

Vouvoiement ou tutoiement, phrases courtes, niveau de chaleur, usage ou non d'emojis : décrivez-le et donnez deux ou trois exemples de réponses idéales. Voir donner le bon ton à votre assistant IA.

Étape 5 : régler les transmissions

Décidez :

• quand l'assistant vous passe la main (demande complexe, réclamation, gros projet, client existant) ;
• comment vous êtes prévenu (e-mail, SMS, notification) ;
• quoi il vous transmet (résumé, coordonnées, pièces jointes).

Étape 6 : tester avant de publier

Préparez une vingtaine de questions réelles, dont quelques pièges :

• une question hors zone ;
• une demande de prix précis sans information suffisante ;
• un client mécontent ;
• une question sans rapport avec votre activité.

Vérifiez que chaque réponse est juste, dans le bon ton, et que les transmissions fonctionnent.

Après la mise en ligne

Pendant le premier mois, relisez les conversations chaque semaine. Chaque question mal traitée est une information à ajouter à la fiche. Au bout de quelques semaines, l'assistant couvre l'essentiel de vos demandes.

Se faire accompagner

Si vous préférez ne pas vous en occuper, nous configurons l'assistant pour vous à partir d'un questionnaire, avec notre partenaire Dexter.IA, puis nous l'ajustons selon vos retours. Voir la page Assistant IA et les tarifs.